Forestil dig, at du flytter sammen med en kæreste. I starten er det måske nemmest at have hver sin konto, føre hvert sit husholdningsregnskab og holde økonomien adskilt, selvom man deler indtægter og udgifter. Men på sigt, når huset skal betales, ferierne skal holdes sammen, og børnene have mad, tøj og spillekonsoller, bliver det både besværligt og belastende at bevare de vandtætte skotter.
Lidt på samme måde er det på Aarhus Universitet, og derfor skal universitetet i de kommende måneder og år have en ny, fælles økonomimodel.
– Siden fusionerne har vi haft en meget kompleks økonomistyring med mange forskellige metoder til at styre økonomien. Det er for det første temmelig arbejdskrævende, og for det andet kan det være vanskeligt at sammenligne økonomien på tværs af de gamle enheder og for eksempel opgøre, hvad en ydelse koster, forklarer universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.  

Et fælles fundament

Lige nu er universitetet i fuld gang med første etape på vej imod reel fællesøkonomi, nemlig fælles systemer med ens organisatorisk opbygning til at styre økonomien. Fra en periode sidst i august til starten af september (se faktabokse) vil det derfor ikke være muligt at godkende fakturaer og få penge for afregninger, mens AU Økonomi knokler med at få de fælles systemer sat i drift.
– Lige nu lægger vi det tekniske fundament for den fælles økonomistyring, så vi senere kan gennemføre de mere styringsorienterede tiltag. Når vi har valgt at gøre det i etaper i stedet for at indføre både teknikken og styring-
en på en gang, er det for bedre at kunne kontrollere processen og bevare den sikre drift. Det er en erfaring, vi har gjort os i forbindelse med den faglige udviklingsproces, at det er fornuftigt at bruge den ekstra nødvendige tid på at få delprojekterne sikkert i havn, siger Jørgen Jørgensen.

Systemer lukker ned i 14 dage

Selve nedlukningen er et nødvendigt onde, forklarer universitetsdirektøren, men slår samtidig fast, at processen er forberedt meget grundigt.
– Vi vil selvfølgelig opleve udfordringer, når vi lukker økonomisystemer ned, som så mange ansatte bruger til daglig. Men alle 6.000 AU-leverandører har fået besked om, at der er en periode, hvor vi ikke godkender fakturaer. Og centrale systemer, som for eksempel lønudbetalinger til fastansatte, timelærere og studentermedhjælpere, bliver ikke påvirket. AU Økonomi har arbejdet på at gøre nedlukningen så kort som muligt, men en så stor omlægning er ikke noget, man kan klare hen over en weekend, siger han.
Når systemerne åbner igen i starten af september, og den oparbejdede pukkel af fakturaer og afregninger er gennemgået, vil de almindelige brugere til gengæld ikke opleve den store forskel.
– Økonomimedarbejderne vil selvfølgelig opleve forandringer, men langt de fleste ansatte vil ikke mærke forskel, netop fordi første fase handler om at få de bagvedliggende platforme på plads, så vi senere kan indføre en mere fælles styringsmodel. Jeg beder om forståelse for de gener, der må opstå, indtil vi når dertil, siger Jørgen Jørgensen.

Vigtige fremtidige datoer i første fase af den nye økonomimodel

August:    Medarbejdere skal rydde op i INDFAK og AURUS
28.08:     Sidste frist for at oprette nye AURUS-afregninger
31.08:     Alle fakturaer i flow skal være godkendt i INDFAK
29.08-09.09:    AURUS lukkes
01.09-13.09:    INDFAK lukkes
01.09-09.09:    AU webshop lukkes
06.09-20.09:    Navision Stat lukkes
Læs mere om arbejdet frem mod den fælles økonomistyringsmodel på au.dk/faellesoekonomistyring

AU har fået færre EAN-numre

Når universitetet får færre hovedområder og institutter, skal det også have færre EAN-numre. Et EAN-nummer giver man til eksterne leverandører for at sikre sig, at fakturaen når frem til den rette afdeling på universitetet, og den 20. august gik universitetet fra at anvende omkring 200 EAN-numre til kun cirka 70. Husk at tjekke, om din afdeling har fået nyt EAN-nummer og at oplyse det korrekte EAN-nummer, når du bestiller varer eller servicer.

Se de nye og gamle numre på au.dk/eannumre

Særligt om lukningen af INDFAK

• Senest den 24. august vil indkomne, nye fakturaer blive sendt i flow til rekvirenterne.
• Senest den 31. august kl. 23.59 skal alle fakturaer i flow være godkendt og færdigbehandlet. Det betyder, at man ikke skal vente med at behandle fakturaer til allersidste dag.
• Den 14. september åbner INDFAK igen. Alle brugere får en velkomstmail med nyt brugernavn og yderligere informationer.
• Når INDFAK åbner igen den 14. september, vil der have ophobet sig en mængde fakturaer. AU Økonomi opfordrer brugerne til at få behandlet fakturaerne hurtigst muligt, så leverandørerne hurtigt kan få deres betaling.

Særligt om lukningen af AURUS

• Senest den 28. august skal du oprette eventuelle nye AURUS-afregninger, som skal være videresendt til kontrollanten inden lukningen.
• Senest den 4. september skal kontrol og godkendelse af afregninger være foretaget i AURUS.
• I løbet af lukkeperioden kan der ikke laves udgifts- og rejseafregninger i AURUS, men lukningen påvirker hverken rejsebestillinger hos CWT eller brugen af ansattes Mastercard.
• Den 10. september åbner AURUS igen. Brugerne får en velkomstmail med nyt brugernavn og yderligere informationer.