Fakulteter
Datakontoret
Teknisk Forvaltning
År 2000 styringsgruppen
År 2000 arbejdsgruppen for fællesområdet
År 2000 status og handlingsplan
./. Forskningsministeriet har ved vedlagte brev af 8. juni 1998 anmodet Aarhus Universitet om at udarbejde og indsende en handlingsplan for forebyggelsen af eventuelle år 2000 problemer sammen med en status for universitetets løsning af eventuelle problemer.
Aarhus Universitet har igangsat etablering af en projektorganisation, der repræsenterer alle universitetets arbejdsområder og som ledes af en styringsgruppe. For fællesområdet er der nedsat en arbejdsgruppe.
Universitetets år 2000 ansvarlige, universitetsdirektør Stig Møller, koordinerer, som formand for styringsgruppen, arbejdet med år 2000 status og udarbejdelse af handlingsplaner til sikring af, at der ikke opstår driftsproblemer eller andre fejl i forbindelse med årtusindskiftet på grund af institutionens IT-systemer, andre elektroniske systemer eller anden elektronik, der anvender eller har indbygget datoangivelse .
Datachefen sikrer, at Aarhus Universitets egne systemer (de systemer, der er udviklet centralt af Aarhus Universitet, dvs. systemer til administration af studerende, ansatte, økonomi, realkapital mv.), kontorautomatiseringssystemer og andre standardsystemer indkøbt af og til anvendelse i fællesområdet, det centrale netværk samt bygningsteknik kan håndtere årtusindskiftet.
Dekanerne for de 5 fakulteter har påtaget sig via hver sin repræsentant i styringsgruppen at sikre, at alle andre IT-systemer, andre elektroniske systemer eller anden elektronik, der anvender eller har indbygget datoangivelse på fakulteter, institutter, studienævn og centre kan håndtere årtusindskiftet.
I styringsgruppen deltager udover én repræsentant for hvert fakultet én repræsentant for Datakontoret. Konsistorialkontoret varetager sekretariats-
funktionen.
./. Der vedlægges oversigt over projektorganisationen på nuværende tidspunkt. Styringsgruppen koordinerer den praktiske gennemførelse af projektet, dvs. udarbejdelse af en samlet oversigt over samtlige IT-systemer mv. samt udarbejdelse af en tids- og handlingsplan for hele universitetet.
Den første indberetning til Forskningsministeriet primo august ventes vedlagt en skematisk oversigt med tids- og handlingsplan for fællesområdet. I forbindelse med udarbejdelse af fællesområdets oversigt vil Datakontoret i det omfang, det er muligt, samtidig have gennemgået en række standardprodukter. Disse oplysninger vil være tilgængelige for fakulteterne, bla. via websiden:
Http://www.au.dk/lokal/logbog/aar2000.html .
Fællesområdets indberetning ventes at kunne benyttes som model for fakulteternes indberetninger. Det ventes på nuværende tidspunkt, at
Det Humanistiske Fakultet,
Det Samfundsvidenskabelige Fakultet og
Det Teologiske Fakultet
vil kunne indsende indberetninger senest pr. 1. oktober d.å.
Endvidere ventes, at
Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og
Det Naturvidenskabelige Fakultet
vil kunne indsende indberetninger senest pr. 1. januar 1999 .
Det forudsættes, at indberetningerne til Forskningsministeriet samles i nogle få hovedgrupper, mens de enkelte områder/enheder til eget brug udarbejder mere detaljerede oversigter. Oversigten skal indeholde oplysning om: Produktnavn, version, leverandør, tidsplan (dato for dokumenteret år 2000 parat) og evt. bemærkninger.
Indberetningens hovedgrupper kunne f. eks. omfatte:
./. Der vil også kunne tages udgangspunkt i apparaturregisterets hoved- og undergrupper. Hovedgrupperne er følgende:
./. Der vedlægges et eksempel på skema, som kan benyttes.
Styringsgruppens medlemmer bedes foreløbig reservere følgende mødetidspunkt:
Tirsdag den 4. august kl. 10.00
Fællesområdets arbejdsgruppe bedes reservere følgende mødetidspunkt:
Onsdag den 8. juli kl. 10.00
Konsistorialkontoret, fuldmægtig Tove Bæk Jensen, tlf. 8942 1148, e-mail tbj@adm.au.dk tager gerne mod bemærkninger til ovennævnte forventede tidsplan samt gruppering af produkter med henblik på Aarhus Universitets indberetning til Forskningsministeriet.
Med venlig hilsen
Stig Møller
universitetsdirektør
Tove Bæk Jensen
fuldmægtig
Kopi: Rektor
Prorektor
