Af Kristian Serge Skov-Larsen
ksl@adm.au.dk
Videnskabsministeren var meget klar i mælet efter sommerferien. Alle nye studerendes ansøgninger om optag på universiteterne skal senest fra 2011 udelukkende kunne afleveres digitalt.
– Jeg har efterhånden tabt tålmodigheden med den proces, vi kører om sommeren, sagde han dengang til Jyllands-Posten.
Men ministerens udmelding kom lige efter et 2009-optag, hvor forsøg med de nye digitale muligheder i stedet for at lette arbejdsgangene på landets universiteter har gjort livet langt mere surt for studieforvaltningerne. For de mange databaser har ikke spillet sammen, som de skulle, forklarer Jette Loll Pedersen, der er områdeleder i Studieforvaltningen på Aarhus Universitet.
– Vi har dels skullet bruge tid på at fortolke de data, vi fik leveret, og dels har vi bagefter også måttet foretage alle mulige stikprøver for at sikre os, at det nu også var de rigtige oplysninger, vi trak ud, og i sidste ende har vi alligevel printet og dobbeltkontrolleret en hel masse på papir. Det har været helt utroligt tidskrævende, siger hun.
Kvote 2 måtte printes
Fra 2009 har det for første gang været muligt for ansøgere at sende en ren online-ansøgning. Samtidig lå den databasse, som universiteterne i flere år har trukket på, når bl.a. karaktererne og fagniveauerne hos de håbefulde kommende studerende skal undersøges, i år hos en ny leverandør. Og på begge områder var der problemer.
Allerede i foråret henvendte de danske universiteter sig i fællesskab til Undervisningsministeriet, der administrerer databaserne, forklarer formanden for Danske Universiteters uddannelsesudvalg, Peter Plenge, der også er direktør på Aalborg Universitet.
– Efter kvote 2-optaget i marts, hvor universiteterne stort set havde måttet printe alle elektroniske ansøgninger på papir og samtidig havde oplevet meget lange svartider på databaserne, var det væsentligt for os at få rettet tingene op inden sommeroptaget. Det lykkedes ikke, siger han.
Kontrol og dobbeltkontrol
På Aarhus Universitet betød dataproblemerne bl.a., at nogle ansøgere, som ellers kunne have søgt elektronisk via optagelse.dk, måtte sende en papiransøgning, fordi deres eksamensbevis simpelt hen ikke var i databasen. Og samtidig risikerede ansøgerne at få besked om, at deres gymnasiefagniveauer ikke var høje nok til den universitetsuddannelse, de søgte ind på – selvom de allerede havde suppleret op.
– Heldigvis giver vi ansøgerne mulighed for at eftertjekke de data, vi registrerer på dem, og det har helt sikkert fanget mange fejl. Men det bliver hurtigt en meget tidskrævende proces for alle parter, når data ikke er korrekte siger Jette Loll Pedersen.
Måske papirløst i 2011
I Undervisningsministeriet er chefkonsulent Erik Møller Hansen klar over, at det ikke har været noget nemt elektronisk forår for universiteterne, og at problemerne skal løses, inden man kan drømme om yderligere digitalisering.
– Vi har inviteret universiteterne og andre parter omkring optagelsen til at mødes i et udvalg, så vi i fællesskab kan løse problemerne, siger han.
Både Erik Møller Hansen og alle andre parter omkring optagelsen af nye studerende understreger, at en ren elektronisk optagelsesprocedure er fremtiden – hvis altså systemerne virker.
– Vores mål nu er en problemfri optagelse 2010 med de nuværende muligheder og systemer. Derefter kan vi afgøre, om man allerede fra 2011 er klar til at gøre alt optag elektronisk, siger han.
Ifølge Jette Loll Pedersen kan det dog blive meget vanskeligt at stoppe printeriet.
– Alle de udenlandske ansøgeres eksamensbeviser vil aldrig kunne findes i databasen, og lige nu ligger eksamensbeviser fra før 2004 der heller ikke. Samtidig bliver den nyeste studenterårgang færdig, få dage før deres oplysninger i så fald skal ligge i databasen, så et rent elektronisk optag vil have mange udfordringer. Men selvfølgelig ønsker vi alle sammen et helt reelt og fungerende farvel til papiroptaget, siger hun.
