Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Administration og institutter giver håndslag på samarbejde

Hvornår har forskerne og underviserne brug for administrationen, og hvordan kan arbejdet med at sikre universitetets kerneydelser bedst løftes i fællesskab? De spørgsmål skal blandt andet institutledere, funktionschefer og administrationschefer fremover mødes og aftale hvert år.

Det er vigtigt at skabe et fælles udgangspunkt, forklarer Christina Breddam, der er konstitueret vicedirektør for AU Kommunikation og har stået i spidsen for den gruppe, der har arbejdet med de nye retningslinjer. Foto: Lars Kruse

”Fælles grundlag for samarbejde”. Titlen på den nye ramme for aftalerne mellem administrationen og institutterne siger ganske præcist, hvilken opgave der skal løftes.
– Det er vigtigt at skabe et fælles udgangspunkt for, hvem der skal lave hvad. Det sikrer vi ved, at institutterne og administrationen mødes og taler om, hvordan administrationen kan understøtte institutterne og dermed universitetets forskere og undervisere, forklarer Christina Breddam, der er konstitueret vicedirektør for AU Kommunikation og har stået i spidsen for den gruppe, der har arbejdet med de nye retningslinjer for samarbejde.

Op i helikopteren

Den nye samarbejdsform betyder rent praktisk, at institutlederne sammen med deres sekretariatsledere fremover skal mødes med repræsentanter for vicedirektørområderne hvert år for at lave en gensidig aftale om, hvilke opgaver de har brug for, at administrationen løfter. Steen Harrit Jakobsen er administrationschef for det administrative center på Health, og han forventer, at det giver mulighed for at lægge et mere overordnet perspektiv.
– Vi vil kunne bringe diskussionen lidt væk fra de konkrete ydelser og hæve os lidt op i helikopteren og se, om de administrative centre generelt leverer det, der efterspørges. I dagligdagen skulle vi gerne finde løsningerne på de konkrete problemer, men ved de årlige møder kan vi diskutere det samlede serviceniveau og se, om der er nogle områder, der skal opprioriteres eventuelt på bekostning af andre, siger han.

Ramme for dialog

Til brug for dialogen har vicedirektørområderne udarbejdet beskrivelser over de ydelser, de kan tilbyde. Det skal ikke ses som et bestillingskatalog, men i stedet som en oversigt over de vidt forskellige kompetencer, organisationen rummer, fortæller Christina Breddam.
– Beskrivelserne er tænkt som et oplæg til en dialog om, hvilke ydelser der kan være relevante for det enkelte institut, og hvilke opgaver der er vigtige at få løst først. Det giver en afklaring af, hvor vi skal lægge fokus, og hvordan vi kommer i ”sync” med hinanden, forklarer hun.
Fordi der stadig arbejdes med de præcise retningslinjer for samarbejdet, igangsættes møderunden mellem administrationen og institutterne i år først i august og september. Men allerede fra næste år indledes møderne i maj og juni.
Steen Harrit Jakobsen ser først og fremmest den nye model som et redskab til at få forskere, institutter og administration til at tale sammen.
– Dialogen er hele forudsætningen for, at den administrative model kan fungere. I dagligdagen, hvor vi alle sammen har så travlt med driftsopgaver, kan man nemt glemme at se de større linjer. Derfor er det godt at få skabt et forum for de overordnede diskussioner, siger han. 
At dialogen er central i den nye model, bakker Søren Kjærgaard op om. Han er institutleder på Institut for Folkesundhed og kan altså efter sommerferien se frem til det første dialogmøde med Steen Harrit Jakobsen. Søren Kjærgaard er især glad for, at den nye samarbejdsform ikke kræver, at der bliver sat pris og tidsforbrug på hver eneste administrative ydelse.
– Hvis alt skulle prissættes i faste aftaler, ville administration blive reduceret til en ren vare, og det mener jeg ikke holder i det lange løb, fordi vi i stedet bør have en dialog mellem brugerne og administrationen på alle niveauer. Det handler om at skabe en overordnet forståelse og blive enige på en lidt mere fleksibel måde.

Skal også bruges til at vælge fra

Institutlederen forventer dog ikke, at man slipper for i en eller anden grad at sætte kroner og ører på de administrative ønsker, da de jo i sidste ende skal prioriteres og betales. Og netop prioritering af administrationen bliver en af udfordringerne ved den nye model, forventer Søren Kjærgaard. 
– Der er ingen tvivl om, at det er nemmere at blive enige om at løse nye opgaver frem for at skære nogle af de eksisterende væk. Det er risikoen ved modellen set fra min stol. For at den administrative sektor ikke bare vokser, er det vigtigt, at dialogen også bliver brugt til at vælge fra. Samtidig skal eventuelle rationaliseringsgevinster bruges til at gøre administrationen billigere og ikke til at indføre nye kontrollag, siger Søren Kjærgaard og understreger, at det kræver stort ledelsesmæssigt fokus at bevare effektiviteten, når ”varen” – den administrative service – kun kan købes ét sted.

Viden om mangler kommer af sig selv

En af de vigtigste forudsætninger for den nye dialogmodel er, at institutlederne har fingeren solidt plantet i instituttets administrative muldjord og ved, hvilke ydelser forskerne og de studerende efterspørger. Den del gør dog ikke Søren Kjærgaard specielt bekymret.
– For det første har vi allerede dialogen internt på instituttet, og for det andet er forskerne og underviserne de første, der står på mål, hvis de studerende oplever administrative problemer, og de er gode til at bringe problemerne videre. Der skal ikke herske nogen tvivl om, at hvis der er noget, folk er utilfredse med, så kommer det hurtigt ind forbi sekretariatslederens eller mit bord. Den del kommer helt af sig selv. Den store udfordring ligger hos centrene, der skal reagere på vores signaler og løbende omprioritere i administrationen, så den lever op til de behov, der bliver synliggjort, siger han.

Når hele indstillingen til ”Fælles grundlag for samarbejde” er skrevet færdig i løbet af sommeren, vil den blive offentliggjort på
medarbejdere.au.dk.