Forandringsprocesser

Den faglige forandringsproces ved Aarhus Universitet er voldsom for mange medarbejdere. Enkelte medarbejdere har modigt gjort opmærksom på problemerne gennem indlæg i dagspressen eller UNIvers, senest professor Bent Ørsted i en kronik i Politiken den 6. august i år. Svarene fra rektoratet har generelt været deprimerende læsning, hvor ledelsen ikke har udvist nogen form for forståelse for de alvorlige, potentielle problemer ved forandringsprocessen, som indlæggene giver udtryk for på mange medarbejderes og studerendes vegne.  Jeg skal her pege på nogle alvorlige problemer, som kræver løsninger.

Universitetets ledelse og bestyrelse har lidt forenklet ønsket at nedlægge fakulteterne og kun at operere med én topledelse bestående af rektorat og dekaner samt et mindre antal ret store institutter. Til betjening af det centrale og decentrale niveau er der opbygget et antal administrative søjler, som hver ledes af en vicedirektør, som refererer til universitetsdirektøren. På papiret en smuk konstruktion præget af stærk ledelse, symmetri og orden, men hvor bliver universitetets mange brugere af i relation til den administrative struktur? Hvordan finder man i de administrative søjler ud af, hvad brugerne på institutterne har brug for, og hvordan får man i søjlerne inspiration til effektivisering og forbedringer af service som en løbende aktiv proces til forbedring af helheden?

Hvis der før i tiden opstod administrative problemer, diskuterede institutlederen (eller andre) dem med dekanen, hvorefter denne sørgede for, at problemerne blev løst, da dekanen jo også var chef for fakultetets administration. Men hvad nu? Hvordan finder en vicedirektør ud af, om der er noget, der skal laves om på brugerplan? Mig bekendt har ingen af vicedirektørerne været ude og snakke med medarbejdere og studerende på mit institut. Så hvordan kan de vide, om der er noget, der ikke fungerer optimalt i ”bunden” af søjlen? Og hvordan kan de dimensionere forholdet inden for søjlen imellem det centrale og de decentrale niveauer, når man ikke er bekendt med brugernes behov og ønsker til service? Jeg fornemmer, at den tætte kontakt, der har været imellem de administrative medarbejdere på fakultetet og institutternes medarbejdere, er ved at gå fløjten, og jeg fornemmer også, at de administrative medarbejdere er usikre over for opgaver og fremtidigt arbejde inden for deres søjle. Formentligt er det på universitetsledelsens plan, at disse forhold skal løses via de administrative centre og deres administrationschefer: men hvilken kompetence har en administrationschef konkret over for de administrative søjler, når der er problemer og service, der ikke leveres til brugerne? Og hvordan bliver administrationschefen klar over brugernes behov?

Jeg vil benytte lejligheden til konkret at foreslå, at der fremover med jævne mellemrum bliver gennemført en fokuseret evaluering af de administrative søjler blandt brugerne (med ”fokuseret” mener jeg, at de forskellige søjler har forskellige brugere, og at brugere på forskellige niveauer skal besvare forskellige spørgsmål). Evalueringerne vil kunne danne baggrund for en bedre organisering af det administrative arbejde inden for de enkelte søjler til gavn for både institutternes medarbejdere og medarbejderne inden for søjlen, og en bedre organisering vil også medføre lavere udgifter til administration til gavn for forskning og uddannelse. Evalueringen kunne for eksempel lade sig inspirere af den elektronisk gennemførte psykiske APV, som, jeg synes, har fungeret godt. Det bør her understreges, at evalueringer er udbredte inden for forskning og undervisning, så hvorfor ikke også evaluere administrationen og ledelsen på nogle udvalgte kriterier for god administration og service til brugerne?

Jeg har en fornemmelse af, at universitetsledelsen og vicedirektørerne har besluttet, at al nyudvikling inden for de administrative søjler kun må foregå ”i toppen” af søjlen, mens alle de øvrige medarbejdere i søjlen blot skal tage sig af driften. Jeg kommer fra et fakultet (Science), hvor vi har haft et stort antal sprudlende administrative medarbejdere, som i tæt samarbejde med de videnskabelige og andre medarbejdere på institutter og fakultet til stadighed har bidraget til udviklingen af deres område. Hvis min fornemmelse er korrekt, er Aarhus Universitet ved at sætte en gunstig udvikling over styr, og de pågældende medarbejdere vil samtidig have fået forringede arbejdsvilkår i det nye system. Det er synd og spild af talent, og udviklingen ”i toppen” af søjlen vil aldrig kunne få samme dynamik, da der mangler kontakt til de kreative institutmiljøer. Det bør der tænkes over i ledelsen!

”Dybere sammenhænge” gælder også sammenhængen imellem institutternes medarbejdere, administrationen og rektoratet. Uden følelsen af en sådan sammenhæng kan frustrationerne let gå ud over arbejdsglæde og dermed effektiviteten. Fra ledelsens side kunne det måske være fristende at svare medarbejderne: ”Pas I bare jeres arbejde, så passer vi ledelsen.” Men sådan hænger det jo ikke sammen. Universitetsfolk er normalt levende og engageret interesserede i sammenhænge på mange planer, og hvis ledelsen ikke sørger for ærlig information og medarbejderinddragelse, så kommer frustrationerne næsten af sig selv. Jeg fornemmer, at mange af medarbejderne er ved at blive apatiske og er holdt op med at interessere sig for universitetet som helhed. Og det er en skam og et stort tab for universitetet. Som illustration af den manglende interesse kan nævnes rektors sommer- og juletaler i Søauditoriet, hvor alle godt 8.000 medarbejdere er inviteret, men hvor langt færre end 100 personer dukker op i et auditorium til 550 personer, heraf mange af pligt. Det ligner et symptom!

---

Svar

Af Jørgen Jørgensen,                           
universitetsdirektør

Kære Jørgen

I universitetsledelsen har det under hele den faglige udviklingsproces været en klar målsætning at lytte til de mange gode indspil, der er kommet fra medarbejdere og studerende. Og vi har efter bedste evne forsøgt at inkorporere dette i den samlede plan for Aarhus Universitet.
Ideen med at samle administrationen er ikke at skabe mere topstyring, men derimod at sikre alle medarbejderne den bedste administration med optimal brug af de fælles administrative systemer, som moderne universitetsdrift kræver. Det er også en klar ambition, at de administrative medarbejdere, der fortsat sidder på institutterne – det, som vi også kalder front office – fortsat skal udvikle sig i forhold til de forventninger, som der er på instituttet. Forskellen er bl.a., at de nu også skal medvirke til at udbrede gode administrationstiltag til resten af universitetet, og vice versa. Målet med processen er at skabe et mere sammenhængende universitet; både hvad angår administration og forskning – og jeg forventer helt klart, at brugernes forventninger til systemet vil blive opfyldt med udgangspunkt i front office. Det skal ske i et tæt samarbejde med institutleder, prodekaner og ikke mindst administrationscheferne. Sidstnævnte fungerer i denne turbulente overgangsfase som en art helpdesk, hvis medarbejderne på hovedområdet har uafklarede spørgsmål.

Jeg vil gerne slå fast, at vi ingen planer har om at indføre tidsregistrering for alle medarbejdere. Det er derimod et faktum, at der er stigende krav fra omverdenen om, at vi skal kunne redegøre for, hvordan finansieringen af de enkelte forskningsprojekter anvendes, og det krav skal vi naturligvis kunne honorere. Men det har intet med den igangværende faglige udviklingsproces at gøre – tværtimod.

Ideen om, at vi med mellemrum skal evaluere vores måde at løse opgaverne på, ligger fuldt i tråd med universitetsledelsens stærke ønske om ’checks and balances’ i beslutningsprocesserne. Derfor har vi også stor tiltro til, at vi med de nye vedtægter får etableret nogle stærke akademiske råd, der med gode og kritiske indspil til ledelsen kan være med til at udvikle Aarhus Universitet, som den fantastiske arbejdsplads det er og fortsat skal være.

Tak for den konstruktive kritik og de gode forslag, dem lytter vi til.

På vegne af universitetsledelsen
Jørgen Jørgensen, universitetsdirektør.

SVAR OM FORANDRINGER

Hvis du som medarbejder på et institut har uafklarede spørgsmål om arbejdsopgaver, placering eller lignende i forbindelse med de igangværende forandringer, så kan du kontakte administrationschefen på dit hovedområde.

De fire administrationschefer er:

• Arts: Ole Jensen (oj@adm.au.dk og 6020 2739)
• Science and Technology: Niels Damgaard Hansen (ndh@scienceau.dk og 6020 2670)
• Health: Steen Harrit Jakobsen (shj@sun.au.dk og 8942 8326)
• Business and Social Sciences: Steen Kjeldsen (stkj@asb.dk og 8948 6200)