Græsk krisehåndtering er et eksempel til efterfølgelse.

Telefonen ringer.
“Hej mor. Der er brev fra AU. Jeg er blevet optaget. Kigger du ikke lige forbi, så kan du se på, når jeg registrerer mig og søger SU?” spørger sønnen.
“Jo da, og tillykke.”

Dagen efter er søn og mor samlet: Mit.au giver fejl 17 gange, serveren er belastet, men endelig fortæller den sønnen, at han nu har bekræftet sin optagelse, og at han vil få en mail i sin inbox på den nye mailadresse, som er blevet oprettet til ham.
For at gøre den historie færdig, så kom sådan en mail aldrig, og da sønnen efter pres fra moren skrev til sit nye institut, fik han en nærmest halvfornærmet mail tilbage: Nej, der kommer ikke en kvittering per mail, oplysningerne i mit.au er nok!
Men hvorfor skriver AU så til de nye studerende, at de vil få en e-mail?
Det er på mit.au oven i købet meget detaljeret specificeret, at den mail, der kommer, vil være at forefinde gennem den NYE mailadresse, der er blevet oprettet til én. Dvs. mit.au gør opmærksom på, at der faktisk er oprettet to mailadresser: fornavn.efternavn@post.au.dk og 2011xxxxxx@post.au.dk.

Nysgerrige som vi er for at se bekræftelsesmailen, prøver vi at logge på. Vi stilles videre, fordi man af sikkerhedshensyn ikke længere kan læse mail fra mit.au. Fint nok. Da vi kommer til at skulle logge på webmail, får vi at vide, at sønnen skal logge på med ”årskortnummer og den kode, der står i brevet.” Det sidste er fint, brevet har vi i hånden, men der står intet årskortnummer hverken i brevet eller på mit.au, konstaterer sønnen! Moren, der kan genkende et årskortnummer, når hun ser ét, spotter den ene mailadresse, 2011xxxxxx@post.au.dk.
”Dér er dit årskortnummer, søn!”
”Men hvordan skulle jeg vide det?” spørger han.
Nej, nemlig.

Hvad nu hvis man ikke har en mor med 30 års erfaring som årskortnummerspotter?
Sønnen skal også søge SU, og brevet fra AU præciserer, hvordan man gør det, og at der er tre forskellige navne for AU afhængig af, om man har søgt 8000 C eller en af de andre afdelinger: tre navne!
Vi går ind på SU og opdager, at de også har tre navne for AU. Overraskelsen er dog, at det er tre andre navne! Igen må vi altså gætte og håbe på, at vi vælger det rigtige. Igen hjælper vores lokalkendskab os, og igen må vi undres over:
Hvad gør man, hvis man ikke er inde i AU’s seneste fusionsprocesser og har en ide om, hvilke fag der hører til hvor, rent organisatorisk?
Sønnen håber, at vi valgte rigtigt, så han får SU til tiden til sit nye studium. Han glæder sig til at starte livet som AU-studerende.
Moren står tilbage med en lidt skamfuld fornemmelse af, at den ny studerende, som ikke har en bisiddermor med stort lokalkendskab, ville have været ganske ilde stedt!
Hun kan kun sige velkommen til de mange nye studerende, som er klar til at starte på studierne, trods de første benspænd!

Svar

Af  Maria Volf Lindhardt,     
vicedirektør for AU Studieadministration

I AU Studieadministration bestræber vi os helt grundlæggende på, at ansøgere og nye studerende får så præcis information, at de kan komme i gang med studierne på et stort universitet uden praktiske forhindringer.
Vi må efter din oplevelse konstatere, at det ikke er lykkedes fuldt ud. Det skal dog siges, at der var så mange studerende, der hurtigt ville bekræfte optagelse, at både hjemmeside og telefonanlæg havde kø.

Vi har imidlertid allerede taget initiativer til opfølgning. Løsning af blandt andet de problemer, som du påpeger, vil indgå i forberedelserne af de kommende optag.
Administrationen ved Aarhus Universitet er i en omstillingsproces, hvor vi udskifter flere systemer og forbedrer vores løsninger. De studerende vil i fremtiden få et nyt og forbedret selvbetjeningsmodul i tilknytning til det nye studieadministrative system. Desuden vil de studerende få en ny mailboks som led i indførelsen af ét fælles mailsystem på AU, og vi vil i den forbindelse sikre, at information i velkomstbrevet og på hjemmesiden er identisk.
Som du antyder i dit indlæg, kan fusionerne og de organisatoriske og tekniske forandringsprocesser, der pågår ved AU, være en udfordring for eksterne samarbejdspartneres forretningsgange og systemer – i dette tilfælde SU-styrelsens system og dets brugergrænseflade.
Fremover bliver det mere overskueligt, når Aarhus Universitet får ét institutionsnummer og én indgang i SU-systemet. Vi er i gang med at indføre det nye studieadministrative system STADS, som forhåbentlig vil gøre det overflødigt at ”vride” SU-systemet for at holde AU samlet i systemets brugergrænseflade.

Det er korrekt, at der hidtil har været en mindre forskel mellem optagelsesbrevet og teksterne i SU-systemets grænseflade. I optagelsesbrevet står Aarhus Universitet, 8000 C, mens den tilsvarende afdeling i SU-systemet er benævnt AU – Aarhus Universitet, og Handelshøjskolen (ASB), 8210 Aarhus V er i SU-systemet navngivet AU – Handelshøjskolen (ASB) og så fremdeles. Vi forsøgte at kompensere for svagheden i systemet og holde universitetet samlet ved at tilføje et AU foran navnene på de tre ”afdelinger”. AU Studieadministration vil selvfølgelig fremover sørge for at anvende identiske navne i kommunikationen, så der ikke opstår tvivl hos SU-ansøgere.
Endelig skal det afslutningsvis understreges, at hvis AU Studieadministrations breve eller brugergrænseflader giver anledning til tvivl, står vi gerne til rådighed med hjælp og yderligere oplysninger.