I den perfekte verden kunne alle på Aarhus Universitet henvende sig direkte til rektor Lauritz B. Holm-Nielsen og få svar med det samme. Men med 40.000 studerende og tæt på 11.000 medarbejdere er det en umulighed. Derfor ryger en stor del af de mange mails, breve og telefonopkald, der dagligt rettes til rektor, ind til hans personlige assistent Allan Birkmose, som sammen med chefsekretær Birgit Svenningsen har ansvaret for ledelsesbetjeningen af rektor. En af Allan Birkmoses primære funktioner er at strukturere og time de ting, som lander på Lauritz B. Holm-Nielsens skrivebord.
– Jeg skal kort sagt prioritere, hvad han skal tage stilling til hvornår. Nogle gange svarer jeg direkte, når det vedrører arrangementer eller anden praktik, men ellers gennemgår jeg dagligt sager og henvendelser med rektor og sørger for, at alle får tilbagemeldinger, siger Allan Birkmose, der også fungerer som sparringspartner for de sagsbehandlere i eksempelvis ledelsessekretariatet, der leverer taler eller oplæg til rektor.

Alsidigt job

For de fleste ansatte er rektoratsgangen et specielt sted. De færreste har været der. Og hvis man har et ærinde i de lyse lokaler med den smukke kunst, kan man godt blive ramt af en lille smule ærefrygt over pludselig at stå i magtens centrum. Da Allan Birkmose læste statskundskab få hundrede meter væk, havde han ikke forestillet sig, at han en dag skulle være personlig assistent, i daglig tale PA, for rektor. Han er nu er havnet i et job, han er rigtig glad for.
– At være PA for rektor er et fantastisk job, fordi det både er alsidigt og udfordrende. Det er et job med masser af udviklingsmuligheder, da både ansvar og udfordringer vokser i takt med den tid, man har stillingen. Jeg får lov til at arbejde sammen med en masse dygtige mennesker, og jeg oplever på allernærmeste hold, hvordan en kæmpeinstitution ledes. Det er både lærerigt og inspirerende, siger han.

Årsfesten en stor dag

PA’en fremhæver videnskabsminister Charlotte Sahl-Madsens besøg i september som en særligt spændende udfordring. Her var han kontaktperson for Videnskabsministeriet og havde det samlede ansvar for hele arrangementet. Årsfesten er en anden begivenhed, som Allan Birkmose er rigtig glad for at være involveret i.
– Årsfesten er altid spændende, fordi det er en fest for hele universitetet. Det er meget vigtigt, at alting klapper lige præcis den dag. Samtidig har rektor en hovedrolle og holder mange taler. Det er en stor og vigtig dag for Aarhus Universitet, og dermed er den det også for mig som personlig assistent for rektor, siger han.
Allan Birkmose er en af de få mænd i den stab, der betjener rektoratet. Han er med sine 28 år samtidig den yngste. Alligevel trives han rigtig godt socialt på rektoratsgangen.
– Selvom vi har meget travlt, griner vi også meget. Jeg tror endnu ikke, jeg har haft en dag, hvor jeg ikke har grinet ordentligt igennem mindst én gang, siger han.

God kemi

Allan Birkmose fortæller, at han og Lauritz B. Holm-Nielsen har en god kemi, og at det er helt afgørende for at bestride stillingen som PA. Samtidig er rektor en person, som alle på universitetet har en mening om, og det kan give nogle udfordringer.
– Når man har så stort et universitet med så mange studerende og medarbejdere, så ville det være meget mærkeligt, hvis samtlige studerende og medarbejdere altid var fuldstændig enige i det, rektor gjorde eller mente. Derfor skal jeg også nogle gange viderebringe budskaber både den ene og den anden vej, som ikke altid er lige populære. Det er en del af jobbet, siger Allan Birkmose.