Det skal være helt klart, hvor man skal ringe hen for at få hjælp med lønnen, når computeren strejker, eller eksamen skal planlægges. Det er målet med en ny pjece, der samler de administrative indgange til Aarhus Universitet på to let overskuelige A4-sider.
– Vi vil gerne give alle medarbejdere lavpraktisk og håndterbar vejledning, når de er i tvivl om, hvor de skal gå hen for at få administrativ hjælp, fortæller brandingchef Svend Aage Mogensen, som er tovholder på den nye pjece. Han fortæller i samme åndedrag, at der faktisk ikke er tale om én pjece, men 30 forskellige.
– Forskellige medarbejdergrupper har forskellige indgange til dele af administrationen. Noget varierer fra hovedområde til hovedområde, andet fra institut til institut. Derfor laver vi en udgave til hvert institut og formentlig også til nogle af de store centre, forklarer han.

Ring kun én gang

Den nye pjece er organiseret efter vicedirektørområder, og nogle steder bliver der én indgang til et vicedirektørområde. På andre områder bliver der oplistet flere kontaktpersoner alt efter, hvad man specifikt skal have hjælp til. Men fælles for alle indgange er tanken om, at man kun behøver kontakte ét sted, som så kan hjælpe videre i systemet, hvis det er nødvendigt, forklarer universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.
– Grundidéen er, at brugerne kontakter det administrative center, også kaldet front office. Her tager man hånd om opgaven og inddrager om nødvendigt andre ressourcer fra administrationen. I enkeltstående tilfælde kan man som bruger blive bedt om at tage direkte kontakt til en navngiven person i andre dele af administrationen, men målet er, at man som bruger kun skal ringe ét sted hen. Resten bliver klaret internt i administrationen, siger han.

Ny udgave efter behov

Brandingchef Svend Aage Mogensen forklarer, at de mange papirpjecer bliver sendt ud til medarbejderne lige efter nytår via institutterne, som står for at dele rundt til alle ansatte. Pjecerne vil desuden blive lagt på nettet, hvor medarbejderne kan hente præcis den udgave, der passer til deres område.
Men i en tid, hvor administrationen stadig er under opbygning, risikerer en statisk papirpjece at blive forældet, næsten inden A4-siderne er blevet spyttet ud af kopimaskinen. Det har Svend Aage Mogensen dog en særlig løsning på.
– Alle pjecerne vil blive opdateret løbende og nye udsendt efter behov. Hver enkelt udgave bliver mærket med udgivelsesdato i hjørnet, så man kan sikre sig, at man har den nyeste version. I løbet af foråret bliver pjecen mere og mere elektronisk, og den korte oversigt over administrative kontaktoplysninger skal integreres i den eksisterende hjemmeside. Men lige nu og her, hvor både administration, institutter og hjemmeside er under forandring, mener vi, at en papirpjece er den bedste måde at give et administrativt overblik, siger han.