Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Fra blæksprutte til specialist – et halvt år efter

Der er nu gået seks måneder, siden en række af Aarhus Universitets regnskabsfunktioner blev samlet i et fælles center. Vi skal være nemmere at få fat i, men ellers har der været langt færre problemer end forventet, lyder det fra lederen af Regnskab, Arne Skov.

Linda Udengaard (t.v.) og Lise K. Mortensen flyttede sidste efterår fra økonomicenteret på Science and Technology til det nye Regnskab i AU Økonomi og Planlægning.
Alle fakturaer og rejseafregninger på AU bliver nu behandlet ét sted.

Før blev så godt som alle fakturaer og rejseafregninger godkendt og bogført på de enkelte hovedområder – nu bliver de behandlet i ét fælles regnskabskontor. Før havde de enkelte regnskabsmedarbejdere mange forskellige opgaver – nu er de langt mere specialiserede. Før sad medarbejderne spredt over hele universitetet – nu sidder de sammen i grupper organiseret efter deres arbejdsopgaver.
Linda Udengaard flyttede sidste efterår fra økonomicenteret på Science and Technology til det nye Regnskab, hvor hun nu sidder i afdelingen, som behandler rejseafregninger.
– Inden vi flyttede, var der en frygt for, at det ville blive ensformigt at arbejde med det samme hele tiden, men det er det slet ikke blevet. For mig har det mest overraskende nok været, at det gik så nemt, som det gjorde. Vi blev lynhurtigt samlet i gruppen og fik et godt sammenhold, selvom vi kom fra vidt forskellige kulturer, fortæller hun.

Overrasket over forskellene

Linda Udengaard fortæller, at en stor del af specialiseringen foregår ved, at medarbejderne deler deres erfaringer fra deres gamle arbejdspladser og sammen finder en ”best practice” for det nye, fælles regnskabsområde.
Ifølge Lise K. Mortensen, som er opgaveansvarlig for gruppen, der behandler rejseafregninger, har noget af det mest overraskende netop været, at der var så store forskelligheder.
– Der har været forskelle mellem hovedområderne, men også mellem enkelte institutter på hvert enkelt hovedområde. Og det har jo unægtelig gjort det lidt mere turbulent at lave ens regler for, hvordan vi gør, smiler hun.
– Det er ikke alle, der synes, at ens regler er til det bedste, og så har det jo været en af vores opgaver at få forklaret, hvorfor det er nødvendigt, siger Lise K. Mortensen.

Finder de nødvendige forskelle

Ifølge Arne Skov, som er leder af Regnskab, er arbejdet med at få standardiseret økonomiprocesserne så meget som muligt stadig i gang.
– Men forskellighederne og de faglige problematikker er da blevet lidt mere ”faste i kødet”, om man så må sige. Fra, at vi for et halvt år siden var der, hvor mange områder blev administreret forskelligt, har vi fået mange af processerne harmoniseret og fået sat fokus på, hvor forskelligheder måske er en nødvendighed, siger han.
Han forstår godt, hvis ensretningen giver utilfredshed nogle steder.
– Nogle brugere kan opleve at få afvist en rejseafregning, fordi de før havde en lokal aftale om, at man måtte gøre på en bestemt måde, som ikke går mere. Bare det faktum, at der nu er kommet et større fagligt fokus på f.eks. rejseafregninger, har betydet, at der i dag bliver afvist flere, som sikkert tidligere var blevet godkendt, siger han.

Bedre kommunikation

Arne Skov er overordnet set rigtig godt tilfreds med den nye organisering. Der er dog stadig knaster, der skal afhøvles – særligt omkring kommunikationen.
– For de fleste er det i dag ikke muligt at komme i fysisk kontakt med den person, som behandler f.eks. en rejseafregning. Derfor skal spørgsmål stilles over telefonen og mail. Og her har vi måske ikke været skarpe nok på, hvordan man rent faktisk kommer i kontakt med os, og det er noget af det, vi vil forbedre.

Stiver arbejdsselvtilliden

At institutter og hovedområder ikke har én fast kontaktperson i Regnskab, som de altid kan gå til, er en direkte konsekvens af den nye organisering, fortæller han.
– Vi har ikke generalister, som bredt kan svare på alle spørgsmål. Netop fordi, vi ønskede en specialisering, fik medarbejderne også kun adgang til de systemer, som de skulle bruge for at løse deres arbejdsopgaver. På den måde undgik vi, at man forblev i den gamle rolle som generalist, siger han.
Og det var faktisk lidt af en lettelse, fortæller Lise K. Mortensen.
– Det betød, at det var en kort, men til gengæld lidt mere hård overgang for organisationen, indtil vi havde fået de nye rutiner i grupperne på plads. Det har vist sig at være en god beslutning, da man havde hængepartier med sig ind i det nye arbejde, siger hun. 
Der er en generel oplevelse af, at det har givet medarbejderne en helt ny tilfredshed i arbejdet at blive specialister i stedet for blæksprutter, fortæller Arne Skov.
– I Lindas gruppe ved de nu, at de er dem, der ved mest om rejseafregninger på hele universitetet. Her sidder man sammen med fagfæller og kan videnudveksle over bordet. Det stiver folks arbejdsmæssige selvtillid af på en helt anden måde, siger han.


Om Regnskab

Regnskab er samlet fysisk i Aarhus og tager sig af blandt andet betaling af regninger, udsendelse af fakturaer og godkendelse af rejseafregninger. Afdelingen er opdelt i fire underafdelinger: Kreditor, Debitor, Rejseafregning og Balanceansvar.
Hvert år behandler Regnskab cirka 340.000 regninger fra eksterne leverandører, 46.000 rejse- og udlægsafregninger fra medarbejderne og sender cirka 35.000 salgsregninger ud af huset.