Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Mailpolitik på musemåtte

Slut med pling-lyde, sarkasme og unødvendige Cc-mails. Institut for Sprog, Litteratur og Kultur har fået deres egen mailpolitik.

Foto: Scanpix

Når medarbejderne på Institut for Sprog, Litteratur og Kultur sætter sig ved computeren om morgenen, har de instituttets retningslinjer for god mailkultur lige ved hånden. De er nemlig trykt på deres musemåtter i form af ti mailbud. Mailpolitikken udspringer af den psykiske APV-undersøgelse fra 2009, som viste, at det videnskabelige personale savnede mere tid til forskning. En af tidsrøverne var mails, som mange anså for at være en særdeles forstyrrende faktor i hverdagen.
– Forskerne følte, at de hele tiden skulle besvare mails, fordi folk forventede, at de svarede hurtigt. Jeg tænkte, at man kunne håndtere den problematik med nogle retningslinjer, siger institutleder Sven Halse, der efterfølgende søsatte en undersøgelse af forskellige mailpolitikker og nedskrev de ti bud, som nu findes på medarbejdernes musemåtter.

Forebygger konflikter

Musemåttebudene er kun få uger gamle, og det er derfor for tidligt at sige noget om effekten. Men medarbejderne har taget godt imod initiativet. En af dem er lektor Peter Mortensen.
– Jeg er især enig i, at man skal undgå at bruge mail til følelsesladede erklæringer eller polemikker. Det kan føre til, at konflikter eskalerer, hvilket vi tidligere har set eksempler på, siger han.

 


 

De ti mailbud

  1. Jeg tjekker mail to, højst tre gange og fora en gang dagligt i samlede tidsrum.

  2. Jeg besvarer mails senest seks arbejdstimer efter modtagelsen.

  3. Jeg har slukket for pling-lydene.

  4. Jeg bruger Autosvar, når jeg er off-mail en arbejdsdag eller mere.

  5. Jeg bruger telefonen, når det er komplekse spørgsmål, der skal klares.

  6. Ubesvarede/uafsluttede mails markeres, f.eks. med anden farve.

  7. Jeg opretter mapper og tømmer min indboks løbende.

  8. Jeg bruger kun Cc-mails, hvor det er helt nødvendigt.

  9. Jeg skriver ikke mails, når jeg er sur, vred eller fornærmet.

  10. Jeg undgår at bruge ironi, sarkasme og STORE BOGSTAVER

De to første punkter i de ti mailbud er især rettet mod VIP’er, da mange TAP’ers arbejdsfunktion kræver, at de læser mails langt hyppigere. De resterende punkter har alle grupper glæde af.