Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Massive PURE-problemer på vej mod løsning

Lige siden et vigtigt it-system blev opdateret mellem jul og nytår, har problemerne stået i kø på AU-medarbejdernes personlige hjemmesider. Men der er bedre tider på vej, lover to vicedirektører.

Det nye PURE har ikke kun budt på problemer - programmet har også interessante nyskabelser. Blandt andet kan man grafisk få vist en forskers samarbejdsrelationer - Her vist for professor Flemming Besenbacher.

?Forkerte mailadresser. Personlige sider, der bliver væk. Forskningspublikationer, der er svære at registrere.
Siden nytår er de grå hår spiret frem i hovedbunden hos mange af de AU-medarbejdere, der bruger universitetets PURE-system til at vedligeholde de personlige hjemmesider på au.dk og sørge for, at forskningspublikationerne bliver talt rigtigt med i det store udgivelsesregnskab.
Ifølge vicedirektør for AU IT Flemming Bøge skyldes de mange problemer, at man i forbindelse med en opdatering af PURE-systemet ændrede den måde, systemet får data om medarbejderne på. Tidligere blev oplysningerne hentet i en gammel medarbejderdatabase, som ikke dækkede Danmarks Pædagogiske Universitetsskole, Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet og Handelshøjskolen. Men fremover er systemet knyttet op på et nyt, universelt medarbejderreg-
ister, der dækker alle AU-medarbejdere. Den tilknytning betyder, at medarbejderne for eksempel ikke mere kan vælge deres eget PURE-password og login-navn, men skal bruge det samme som til universitetets andre systemer.
– Tanken med at bruge de samme oplysninger i PURE, som vi bruger alle andre steder, er grundlæggende god. Vi havde bare ikke forberedt det godt nok, siger han.

Degraderet fra professor til ekstern lektor

Driften af PURE-systemet ligger både i AU IT og AU Kommunikation, og Mads Hvitved Grand, som er vicedirektør det sidste sted, beklager, at de mange problemer har givet gener for medarbejderne.
– De personlige hjemmesider er helt centrale for universitetet og den enkelte medarbejder. Samtidigt er forskningsregistrering en aktivitet, der er afgørende for universitetets økonomi. Derfor er det selvfølgelig meget uheldigt, at forskerne har oplevet så mange problemer, siger han.
Den rent tekniske baggrund for flere af PURE-problemerne er, at flere af de data, som systemet henter ud fra det universelle medarbejderregister, ikke har været brugt af andre systemer til offentlig visning før, og at de mange oplysninger samtidig ikke er helt up-to-date.
På den måde kunne den distingverede AU-professor pludselig stå på hjemmesiden med den eksterne lektor-titel, som han blev oprettet med i systemet for år tilbage. Og havde en forsker flere mailadresser – for eksempel på et institut og et center – var det automatisk den først indskrevne og ikke den, hun selv havde valgt, der dukkede op på nettet. Var man ansat flere steder, fik man også flere personlige hjemmesider, uden at det var muligt at styre, hvilken der kom frem, når man for eksempel søgte på au.dk. Samtidig har flere medar
bejdere endda haft problemer med overhovedet at logge på PURE for at rette de mange fejl.
PURE-problemerne har i en periode givet så mange henvendelser til AU Kommunikations support, at svartiderne blev alt for lange, forklarer Mads Hvitved Grand.
– Derfor har nogle medarbejdere oplevet det som meget svært at få support, hvilket selvfølgelig ikke har gjort frustrationen mindre. Vi er dog ved at komme på omgangshøjde med situationen igen, siger han.

Dyre lærepenge

Oveni alle problemerne gjorde selve det, at der blev trukket fra det universelle medarbejderregis-
ter ind i PURE, at fejlretningerne er blevet endnu vanskeligere. For logger man på PURE for at rette for eksempel en mailadresse, bliver den bare overskrevet igen, næste gang systemet synkroniserer data med det centrale system. Fejlen skal i stedet rettes i det centrale system, som medarbejderne ikke umiddelbart selv har adgang til.
UNIvers har talt med flere AU-medarbejdere, der har været dybt frustrerede over forårets forsøg på at fejlrette i PURE – især fordi, problemerne blev opdateret ind i systemet få måneder før den årlige frist for at indberette forskernes publikationer til Videnskabsministeriet.
Den frustration forstår både Mads Hvitved Grand og Flemming Bøge ganske udmærket.
– Havde vi kunnet forudse de problemer, ibrugtagningen af det nye universelle medarbejderregis-
ter medførte, skulle vi selvfølgelig have timet opgraderingen af PURE anderledes, siger Mads Hvitved Grand.
AU IT’s vicedirektør forklarer, at mange af PURE-problemerne er ved at være løst, blandt andet fordi dataene i universitetets universelle register er ved at være opdaterede. Men han er helt på det rene med, at processen ikke har været optimal.
– Arbejdet med at tage et eksisterende system, som har levet sit eget liv, og binde det op på en af universitetets centrale databaser, har været utroligt lærerigt. Jeg ville blot ønske, at vi havde testet og forberedt det hele noget bedre, så lærepengene var blevet lidt billigere, siger han.