Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Når chefen er langt væk

Distanceledelse er blevet et nyt begreb i hverdagen på Aarhus Universitet. Og det fungerer faktisk, siger HR-medarbejder på Campus Emdrup.

Med den nye struktur på Aarhus Universitet har mange også fået ny chef eller får det i den nærmeste fremtid. Men ikke alle møder hver dag chefen ved kaffemaskinen eller i kantinen. Hun kan være mange kilometer væk.
Derfor er der med de nye tider også dukket et nyt begreb op på AU: distanceledelse. Eller virtuel ledelse, som nogle organisationspsykologer kalder det.
Og det kan faktisk fungere godt, konstaterer Steen Jessen fra sit kontor på Campus Emdrup. Her var han indtil 1. juni personalechef på den tidligere Danmarks Pædagogiske Universitetsskole, som nu er en del af Arts.
I dag er han ledende HR-partner, stadig med kontor i Emdrup, men chefen sidder i Aarhus.

Afklaring på samarbejde

Da det blev klart, hvordan personaleledelsen skulle organiseres på Arts, var Steen Jessens første tanke, at det ville blive interessant at følge i praksis.
– Vi havde jo indtil da været ret selvstændige inden for de generelle retningslinjer for universitetets HR-politik, så hvordan skulle det nu foregå? siger han.
Afklaringen på det spørgsmål kom hurtigt, da Arts’ nye HR-chef Joan Ottesgaard Petersen besøgte de fire medarbejdere i Emdrup. Her havde hun som det første et møde med Steen Jessen.
– Jeg ville først drøfte med Steen, hvordan vi skulle arbejde sammen, så der ikke var tvivl og usikkerhed blandt medarbejderne i Emdrup om, hvad han skulle lave, og hvad jeg overtog, forklarer Joan Ottesgaard Petersen, der stod med den udfordring at skabe en enhed ud af geografisk adskilte lokaliteter.
Resultatet blev, at Steen Jessen skulle beholde den daglige ledelse i Emdrup og desuden deltage i de årlige udviklingssamtaler med stedets tre øvrige HR-medarbejdere.
– Det ville ikke give mening, at jeg tog dem alene, siger Joan
Ottesgaard Petersen.

Videomøder

Det blev også hurtigt besluttet, at medarbejderne i Emdrup skulle prioritere at komme til de ugentlige møder i HR-enheden på Arts i Aarhus, hvor der er 12 ansatte.
– Det er selvfølgelig belastende at tage den tur hver uge, men det var en investering i at lære hinanden at kende, begrunder Joan Ottesgaard Petersen den beslutning.
Her i oktober måned er enheden begyndt at eksperimentere med at bruge videolink, så det kun er to af medarbejderne i Emdrup, der tager turen, mens de to andre følger mødet på video.
Steen Jessen noterer, at der er en god stemning omkring samarbejdet.
– Vi finder pragmatiske løsninger, for vi skal jo også være tilgængelige her i Emdrup. Og efterhånden som vi har vænnet os til den nye organisation, fungerer det fint, siger han.

Os og dem

For Steen Jessen er den største udfordring, at Emdrup og Aarhus stadig har forskellige it-systemer til at understøtte HR-arbejdet.
– Det er frustrerende, at vi nogle gange skal bruge lang tid på at løse opgaver, som vi før kunne løse relativt hurtigt.
Steen Jessen og Joan Ottesgaard Petersen har næsten dagligt kontakt (på telefon eller e-mail), de har et fast telefonmøde hver anden uge, og så har HR-chefen til hensigt at besøge Campus
Emdrup en gang om måneden.
– Systematik er godt, når nu vi alle har travlt for tiden, siger Joan Ottesgaard Petersen, som også prøver at være bevidst om den måde, hun taler om enheden.
v– Det er ikke dem og os. Vi er en enhed, hvor nogle sidder i Emdrup og nogle i Aarhus. Men den smutter en gang imellem, så det er et løbende udviklingspunkt, erkender hun.