Kursustilmeldinger, der ikke virker. It-systemer, der tager alt for meget tid fra forskningen, og mangelfuld kommunikation om, hvor man fremover skal få hjælp fra en administrativ medarbejder.
Kritikken af universitetets administrative service i almindelighed og konsekvenserne af reorganiseringen i særdeleshed har fyldt godt på blandt andet denne avis’ debatsider i de sidste måneder.  
Både medarbejdere og studerende har efterlyst handling her og nu, og det er præcis det, universitetsledelsen prøver at gøre, forklarer universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.
På baggrund af et nyligt afholdt møde om strategi, ledelse og administration med blandt andet institutledere og vicedirektører har universitetsledelsen vedtaget en række administrative initiativer på områder, hvor en hurtig indsats gerne skulle gøre en forskel.

Råder bod på udeståender

– I starten skitserede vi organisationen ud fra, hvad, vi forventede, ville være det mest hensigtsmæssige. Nu har vi nogle praktiske erfaringer, og derfor har vi undersøgt, om de giver anledning til ændringer, og det gør de altså på en række punkter. Det er en forbedring af administrationen, som meget gerne skulle adressere nogle af de problemer, som folk oplever i hverdagen, siger han.
I et notat om de nye tiltag skriver Jørgen Jørgensen, at der i løbet af den faglige udviklingsproces ”er sket fejltagelser,” men det skal ikke forstås sådan, at han har en liste med konkrete vildskud i tankerne, forklarer universitetsdirektøren.
– Ordet fejltagelser skal forstås sådan, at vi på nogle områder, for eksempel i forhold til kommunikationen i organisationen, har haft nogle udeståender, som vi skulle have afklaret tidligere. Det er blandt andet det, vi prøver at råde bod på nu.

Flere sekretærer skal aftales lokalt

Et af de vigtigste kritikpunkter gennem de sidste måneder er, at der på nogle institutter mangler praktisk sekretærbistand, fordi mange af medarbejderne er flyttet til AU Administration. At dette punkt ikke er med i syvpunktsplanen, er ikke noget tilfælde, forklarer Jørgen Jørgensen.
– Som følge af de mange flytninger af både enheder og enkeltpersoner, så kan der være nogle institutter, der ikke har sekretærer nok, fordi særlig mange er flyttet fra lige netop deres område. Men det er vores indtryk i universitetsledelsen, at behovet varierer meget fra institut til institut, og derfor har vi ladet det være op til de lokale ledere at afdække behovet og i givet fald løse det, siger han.

Skal sættes i gang her og nu

Alle de initiativer, som universitetsledelsen har valgt at sætte i værk, er valgt ud fra, at de kan virkeliggøres her og nu. På et enkelt punkt kan der dog godt gå lidt længere tid.
– En række af problemerne med brugerfladerne i de nye it-systemer kan vi ikke løse selv, fordi det er statslige systemer udviklet af for eksempel alle universiteterne i fællesskab. Men selvom vi måske ikke kan løse problemet her og nu, ser vi på, om vi kan afhjælpe det ved i en periode at bruge sekretærtimer på at aflaste det videnskabelige personale. Det er noget af det, vi vil undersøge sammen med hovedområderne og institutterne, siger han.

De syv initiativer, der skal forbedre administrationen

Alle punkter bliver diskuteret og sat i gang af de relevante vicedirektører inden
for de næste uger.

• Et nyt brugerpanel. En fast nedsat gruppe af medarbejdere skal give input til udviklingen af de administrative systemer.
• Bedre intern kommunikation. Medarbejderen skal både kende baggrunden for de mange udviklingsprojekter og helt praktisk vide, hvor man finder hjælp til at afregne for rejser eller til at booke et eksamenslokale.
• Single point of contact. En kontaktliste over, hvem man kontakter, hvis man sidder på et institut eller et center og har brug for administrativ hjælp.
• Mere ansvar til administrationscheferne og funktionscheferne. Flere sager skal kunne aftales og afgøres af lederne i de administrative centre, uden at det er nødvendigt at spørge højere oppe i systemet.
• Større brugervenlighed i it-systemerne. Dette kan dog blive en lidt længere kamp, da flere af de nye systemer, der bliver taget i brug lige nu, bliver udviklet på nationalt niveau og derfor også skal ændres der.
• Mindre belastning af institutterne. Nye projekter skal prioriteres skarpere, så en masse nye tiltag ikke blive udrullet samtidig, med mindre det er strengt nødvendigt.
• En fælles sprogpolitik. Der skal være klare retningslinjer for, hvilke administrative dokumenter der skal oversættes til engelsk – og de skal kun oversættes én gang.

Læs notatet om de syv administrative initiativer, der blev diskuteret på et
ledelsesseminar på Sandbjerg i sidst i marts.