I løbet af bare syv minutter blev gulvet i Preben Hornung Stuen ved Stakladen dækket med hundredvis af papirlapper med ønsker og idéer til, hvad den interne kommunikation på Aarhus Universitet skal indeholde for at tilfredsstille medarbejdernes og de studerendes behov. 
Omkring 50 ansatte og studerende var den 10. maj indbudt til inspirationsdag for at skabe et idékatalog, som kan danne baggrund for det videre arbejde med at udvikle og forbedre den interne kommunikation og universitetsavisen UNIvers. Ud over medlemmer af de to arbejdsgrupper med repræsentanter for studerende og medarbejdere, som samarbejder med ledelsen om udviklingsopgaven, var en række studerende og ansatte også inviteret til at byde ind med input.

Troværdighed afhænger ikke af frihedsbrev

Inden den kollektive brainstorm satte tre oplægsholdere tankerne i gang hos deltagerne. Rasmus Rørbæk fra AU Kommunikation hos Science and Technology har en fortid som redaktør på DTU Avisen, som med ham ved roret blev relanceret for at skabe en avis, der ikke bare samlede støv i avisstanderne på campus. Der blev blandt andet opstillet klare kriterier for avisens virke, som i høj grad er identiske med de traditionelle nyhedskriterier; væsentlighed, identifikation, sensation og aktualitet. Avisen bragte også debatstof, selvom Rasmus Rørbæk personligt ikke mener, at en avis, der udkommer ti gange årligt, egner sig som forum for kritisk debat.
– Det kan være med til at fastfryse et problem. Jeg mener i stedet, det er avisens opgave at fungere som problemløser og bidrage til at fremme fællesskabet og dialogen mellem ledelse, medarbejdere og studerende.
At DTU Avisen ikke havde frihedsbrev, oplevede han heller ikke som en journalistisk hæmsko.
– Jeg oplevede ikke, at det var et problem for avisens troværdighed, så længe vi var åbne og ærlige om avisens målsætning, som handlede om at skabe fælles fodslag og troværdighed.

Et kald

Et par medarbejdere var også blevet bedt om at give deres besyv med, inden idéerne fik frit spil. Seniorforsker ved Institut for Ingeniørvidenskab, Anders Peter Adamsen, gav sit bud på, hvorfor kommunikationen kan volde problemer på Aarhus Universitet.
– Aarhus Universitet er vigtigt for mig som medarbejder. Det er ikke bare en arbejdsplads, det er nærmest et kald at være på Aarhus Universitet, og derfor reagerer folk så kraftigt, når man ændrer noget. Vi er jo vidensmennesker her på universitetet, derfor er det meget vigtigt at argumentere for de beslutninger, der træffes, hvilket stiller store krav til ledelsen. Jeg tror, en stor del af problemerne med kommunikationen handler om mangel på tillid mellem ledelse og medarbejdere, pointerede han.
– Løsningen er ikke mere information, ikke mere UNIvers eller et frihedsbrev. Ledelsen skal blive mere synlig, og så skal vi i det hele taget arbejde med, hvordan vi skaber fællesskab og samarbejde, lød det fra Anders Peter Adamsen.

Et væld af idéer

Herefter blev brainstormen skudt i gang, og minutter efter flød gulvet som nævnt med ønsker om, at kommunikationen fremover vil fortælle om alt lige fra flytteplaner, rigets sande tilstand og den gode forskerhistorie til arrangementer, fusioner og omlægninger. Der lå spørgsmål som ”Hvorfor får jeg ikke lov at tænke selv?”, ”Hvem skal jeg spørge?” og ”Hvordan kan jeg bidrage til, at vi får os en o.k. avis?”. Der var også ønsker om at få luft for frustrationerne og få dem behandlet reelt samt udtryk for nysgerrighed efter at læse mere om livet på universitetet, og om hvad der foregår på andre institutter.
Annemette Undén fra AU Center for Entrepenørskab og Innovation styrede deltagerne igennem idéudviklingen med fast hånd og fik dem til at sortere de mange input efter emne. Et klart mønster manifesterede sig på gulvet i Preben Hornung Stuen, og deltagerne blev bedt om at vælge det emne, som de allerhelst vil have bliver adresseret i kommunikationen fremover – et valg som ikke alle fandt lige nemt at træffe. Mange samlede sig om emnerne ”Info fra ledelsen”, ”Dialog og debat” og ”Info og hverdagshistorier om fag/studie”. Til gengæld stod der kun én enkelt på emnet ”Forskning”.
Grupperne blev herefter bedt om at destillere deres tanker og input til korte statements med netop deres konkrete ønsker til den fremtidige kommunikation internt på AU og til udviklingen af UNIvers.
Det blev til ”one-liners” som ”Forskning er sexet – vis det hele”, ”Fra overload til målrettet kommunikation” og ”Redaktionel frihed – tydelig afsender på alt”. Samtidig kom der ønsker om en interaktiv opslagstavle, hvor studerende på tværs af institutter kan annoncere arrangementer. Hvad angår UNIvers, så blev avisen opfordret til at markedsføre sig selv mere på de elektroniske platforme. Ja, måske skal avisen tage konsekvensen af, at vi står med et helt nyt universitet og derfor også skabe et helt nyt UNIvers, som afspejler den nye struktur. Nogle foreslog ligefrem at tænke UNIvers som et univers af forskellige kommunikationsplatforme og medier.

Opfordrer til tålmodighed

Bunken af forslag blev ved dagens afslutning overrakt til ledelsen repræsenteret ved prorektor Søren E. Frandsen, der var begejstret for de mange ideer og konstruktive forslag.
– Jeg kan nikke til rigtig mange af ønskerne og forslagene, og meget af det ser jeg gerne, vi sammen får gennemført.
Samtidig opfordrede han til en vis tålmodighed. Det er fortsat håbet at vi kan nå i mål før sommerferien – men Søren E. Frandsen ser hellere en grundig proces end en hurtig proces, så realistisk set kan det meget vel blive efterår, før der foreligger en endelig plan for fremtidens UNIvers og den interne kommunikation på Aarhus Universitet.