Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

”Selvfølgelig har vi lært noget”

Brugerne kan forvente mere og hurtigere support i det næste store it-projekt, lover vicedirektør for AU IT, Flemming Bøge.

Flere ressourcer til support og nye blanketter til indberetning af fejl vil gøre det nemmere at være it-bruger på universitetet i fremtiden. Foto: Lars Kruse

Man skal ikke have tændt sin computer ret mange gange på Aarhus Universitet i de sidste måneder, før man er stødt ind i et it-forandringsprojekt.
Og i løbet af vinteren har UNIvers modtaget flere henvendelser fra medarbejdere, der er frustrerede over, at de mange it-projekter ligger oven i hinanden, og at det til tider har været mere end svært at få rettet fejl og mangler hos AU IT.
Den irritation forstår Flemming Bøge, som er vicedirektør for AU IT, ganske udmærket.  
– Jeg forstår til fulde, at folk er ærgerlige og frustrerede over nogle af de problemer, som de mange projekter har givet. Vi har fået en dyrekøbt erfaring med, at vi ikke skal undervurdere, hvor mange supportsager, der kommer efter en omlægning af et it-system. Vi er i gang med at tilføre supporten flere ressourcer, så vi ikke på samme måde bliver lagt ned, når vi sætter det næste projekt i gang, siger han.

Presset af ny organisation

Flemming Bøge slår fast, at efterårets anden store udfordring har været at gennemføre de mange it-projekter samtidig med de mange organisatoriske forandringer.
– Du spurgte mig på forhånd, om vi har sat for mange it-projekter i søen på en gang. Og jeg har stillet spørgsmålet videre rundt i min egen organisation. Og herfra er svaret ”helt ærligt, nej”. Det er nødvendigt at gennemføre et telefonprojekt, at få koblet hele universitetet op på et fælles netværk og at få registreret alle vores brugere og ansatte korrekt. Og det er nødvendigt at få en fælles mailserver og et fælles mailprogram. Men stort set alle vores it-projekter spiller på den ene eller anden måde ind i den faglige reorganisering. Det har betydet, at organisationsændringerne har presset os, og at det har været svært for eksempel at få pålidelige data fra organisationen, fortæller Flemming Bøge.

Klartone prioriteres først

Som et eksempel nævner vicedirektøren noget så simpelt som viderestilling af telefoner.
– Når man ringer til omstillingen og spørger efter en medarbejder, som så ikke tager telefonen, er det helt naturligt at spørge efter en anden i afdelingen. Men hvem det skal være, har været rigtigt svært at få svar på og lægge ind i systemet, siger han.
Flemming Bøge fortæller, at man lige nu prioriterer de halvhundrede ansatte, der ikke ”har en klartone”, som han siger. Enten fordi de ikke har en telefon eller et telefonnummer. Den næstøverste prioritering er at sikre omstillingen de rigtige data. Samtidig opfordrer han alle, der oplever fejl, til fortsat at bruge de fire it-supportcentre for hovedområderne.
– Udover flere ressourcer, har vi også fået nogle nye blanketter til indberetning af fejl, når for eksempel et telefonnummer står forkert. Det skulle gerne sætte rettelserne mere i system, og sammen med de flere ressourcer betyder det, at vi nok skal nå igennem alle henvendelserne, lover han. 

Du kan finde kontaktoplysningerne til hovedområdernes it-supportcentre på au.dk/it