"Nye hovedområder”, ”nye institutter”, ”nye tværfaglige forskergrupper og uddannelser” – den mest vidtgående ændring i Aarhus Universitets historie. Det har været visionen for det arbejde, der under titlen ”den faglige udviklingsproces” i det sidste år har kastet de universitære byggeklodser op i luften og samlet dem på helt nye og anderledes måder.
I en ny undersøgelse fra studenterorganisationen Studenterrådet evaluerer primært de studerende, men også en række medarbejdere den faglige udvikling indtil nu.     Og her er det mere ord som ”manglende deltagelse”, ”manglende viden” og ”dårligt debatklima”, som en stor del af de adspurgte svarer, når de bliver bedt om at forholde sig til den forandringsproces, der når en vigtig milepæl den 9. marts.  
Det resultat er rektor Lauritz B. Holm-Nielsen ikke begejstret for.
– Der kan ikke sås tvivl om, at vores intentioner har været at inddrage medarbejdere og studerende i den faglige udviklingsproces og debattere den med dem. Men når så mange af de fire procent, der har valgt at deltage i undersøgelsen, alligevel ikke føler, at de er blevet hørt, så må vi tænke over, hvordan vi bliver bedre til at kommunikere vores intention om indflydelse og debat ud, siger han.

For lidt information

I alt 2.250 har valgt at svare på Studenterrådets spørgeskema – heraf 1.538 studerende, og de mange besvarelser er blandt andet kommet ind via reklamer på Facebook og gennem det daværende nyhedsbrev fra rektoratet. Det betyder, at besvarelserne ikke er jævnt fordelt på universitetets tidligere hovedområder. For eksempel er cirka 33 procent af studenter-svarene fra Handels-    højskolen, der har cirka 22 procent af de studerende.
Der er i øvrigt ikke afgørende forskelle på studerendes og ansattes holdninger i undersøgelsen, hvor 80 procent blandt andet siger, at de ikke tror, deres indsats i den faglige udviklingsproces har haft betydning for, hvordan fremtidens Aarhus Universitet kommer til at se ud. Samtidig erklærer kun 25 procent sig enige i, at informationen om processen har været tilstrækkelig.
Lektor Winni Johansen forsker blandt andet i kommunikation i forandringsprocesser ved Center for Virksomhedskommunikation. Hun forklarer, at opfattelsen af mangel på kommunikation kan dække over to forhold. Enten at der ikke er blevet kommunikeret nok, eller at der ikke er blevet kommunikeret det rigtige, så der ikke er forståelse for, hvorfor forandringen skal ske.

Det skal give mening for modtagerne

– At en ledelse træffer beslutninger, er en naturlig sag, men kan blive problematisk, hvis formålet og kommunikationen omkring disse beslutninger ikke kommunikeres på en måde, så det giver mening i organisationen. Resultatet i Studenterrådets undersøgelse tyder på, at kommunikationen ikke har været på plads i vores tilfælde.
Winni Johansen siger dog, det er ret normalt i forandringsprocesser, at ledelsen mener, at de har kommunikeret grundigt, mens organisationen ikke føler det samme.
– Litteraturen om forandringskommunikation siger, at det væsentlige ikke er mængden af kommunikation, men mere indholdet af kommunikation: Formålet med en forandringsproces skal med andre ord ikke alene kommunikeres, men også forstås og give mening.
På baggrund af undersøgelsen vil rektor Lauritz B. Holm-Nielsen arbejde for, at kommunikationen bliver bedre i den fremadrettede proces.
– Vi har den næste store udmelding i den faglige udviklingsproces den 9. marts for medarbejdere og den 28. marts for studerende, og vi vil være meget opmærksomme på at sikre, at både studerende og medarbejdere bliver godt orienteret. Vi vil, blandt andet på baggrund af rapporten, gøre en ekstra indsats for, at kommunikationen til studerende og medarbejdere fungerer optimalt, siger han.
Winni Johansen understreger, at modtagernes såkaldte ”sense-making” er helt afgørende for deres følelse af både engagement, involvering og opbakning i en forandringsproces.
– 70 procent af alle forandringsprocesser ender med ikke at give de synergieffekter, som ledelsen havde håbet på. Og en af de faktorer, der kan afspore en forandringsproces, er hvis organisationen ikke forstår, hvorfor den er nødvendig, siger hun.