Især de administrative medarbejdere venter spændt på en afklaring af, præcis hvor deres skrivebord skal placeres i fremtidens Aarhus Universitet. UNIvers har taget nogle af de medarbejderspørgsmål og -frustrationer, som avisen har opsamlet, og bedt universitetsdirektør Jørgen Jørgensen om at svare.

Hvad er status på ønskerunde og eventuelle omplaceringer lige nu?

Status er, at funktionschefernes fremtidige placering forventes afklaret til påske – der er i øjeblikket en proces i gang på dette område.
Øvrige ledere er i gang med kompetenceafklaring – ønskerunde kører fra uge 15.
De medarbejdere, der er ”særligt berørte” af forandringer og derfor skal i ønskerunde med et kompetenceafklaringsforløb, har i sidste uge fået besked fra deres nærmeste leder, og de påbegynder forløbet i denne og den kommende uge.
I april måned forventes ledelsen at behandle organisationsdiagrammer for de enkelte vicedirektørområder. Herefter vil vicedirektørerne orientere om deres organisation og indlede dialog med de medarbejdere, som er defineret som ”berørte” af forandringerne, om deres fremtidige placering inden for vicedirektør områderne. Denne dialog vil foregå frem til sensommeren.

Generelt har vi fået tilbagemeldinger om, at der mangler gennemsigtighed, information og dialog med de ledere, der tager beslutningerne. Der er en følelse af, at det hele går alt for stærkt. Hvad siger du til det?

Det er korrekt, at det går meget stærkt, og det er netop for hurtigst muligt at få organisationen på plads og mindske perioden med usikkerhed. Vi har fået mange henvendelser om, at man ønsker en hurtig proces og hurtig afklaring, og det prøver vi at leve op til. Jeg er klar over, at der også altid vil være medarbejdere, som synes, det skal tage længere tid, men jeg tror, det tjener os alle bedst at få hverdag igen hurtigst muligt. Min erfaring siger mig, at længere tid blot gør usikkerheden endnu større,     og det er ikke godt for hverken den enkeltes situation eller organisationen.
Vi forsøger at gøre processen meget gennemsigtig med blandt andet nyhedsbreve, medarbejdermøder og hjemmesiden, hvor der hele tiden lægges information ud.
Men jeg er også klar over, at i sådan en proces kan man aldrig få information nok, og samtidig modtager man så meget information, at man har svært ved at huske det, man allerede har fået at vide. Jeg vil derfor opfordre medarbejderne til at holde sig ajour via hjemmesiden og ved at kontakte nærmeste leder, som kan tage kontakt til de relevante i organisationen, hvis de vurderer, at det er nødvendigt.

De medarbejdere, som vi har været i kontakt med, oplever en frustration over, at de relevante vicedirektører/ledere og HR har for travlt til at svare på spørgsmål. Samtidig har konsulentfirmaet AS3 ikke konkret kendskab til vores organisation og kan derfor heller ikke svare. Hvad siger du til det?

Da vi i bestræbelserne på hurtigt at få organisationen på plads og mindske perioden med usikkerhed arbejder med meget korte frister, er alle naturligt meget ophængte for tiden, og spørgsmål besvares, så hurtigt som det er muligt – både dem, som stilles via hjemmesiden og via direkte personlig kontakt. Når det er sagt, er det også vigtigt at huske, at i sådanne processer kan alle spørgsmål desværre ikke besvares fra starten, da mange svar ofte først vil komme/blive afklaret i takt med, at forandringsprocessen skrider fremad. Det er også forståeligt, at man som medarbejder med så store forandringer kan føle frustration.
Det er imidlertid vigtigt at understrege, at nærmeste leder har ansvaret for at hjælpe medarbejderne med at håndtere deres situation. Der har været afholdt seminardage for lederne for at klæde dem på til at håndtere opgaven med at være i forandring og have medarbejdere i forandring.
AS3’s opgave er ikke at kende hele forandringsprocessens elementer, men at hjælpe med det at være i forandring som medarbejder og finde frem til ens stærkeste faglige og personlige kompetencer, med henblik på man får de bedste muligheder for som medarbejder at opnå match mellem ens objektive kompetencer og fremtidige stilling.

Indtrykket fra medarbejderne er, at ønskerunden kører i forskellige tempi. Nogle vicedirektørområder har været hurtige til at melde ud, mens andre endnu ikke er klar. Det giver en uklarhed hos medarbejdere, som spænder over to vicedirektørområder lige nu. Hvad siger du til det?

Ønskerunden kører i den planlagte proces. Vicedirektørerne har lavet oplæg til universitetsledelsen om deres fremtidige organisationsdiagrammer – disse forventes endeligt behandlet i april måned af universitetsledelsen, og derfor kan der ikke meldes noget ud før efter dette. Se desuden svaret på forrige spørgsmål.
Det er beklageligt, hvis nogle oplever uklarhed – det, håber jeg, der rådes bod på meget snart, når organisationsdiagrammerne er færdigbehandlet, og når det er sagt, er det beklageligvis sådan, at der ikke har været en vicedirektør for AU Viden, og derfor mangler vi lidt yderligere afklaring af dette område. Men den afklaring vil snart komme, da vi nu har konstitueret en vicedirektør for AU Viden netop for at få organisationen defineret.

Medarbejderne er i kompetenceafklaring, men uden konkret viden om fremtidens job er det svært at vide, hvilke kompetencer man skal fokusere på. Hvad siger du til det?

Det er netop hele pointen med kompetenceafklaringen, at den skal ske på et objektivt grundlag og ikke ud fra hvilke stillinger, man finder interessante. Det er derfor helt bevidst, at fremtidige stillingsmuligheder først udsendes, når kompetenceafklaringen er afsluttet, så man ud fra de kompetencer, som med professionel bistand er afdækket, kan se, hvilke job med hvilke kompetenceforudsætninger man vil lægge billet ind på. Når kompetenceafklaringen er afsluttet, men inden selve ønskerunden går i gang, vil de særligt berørte medarbejdere modtage funktions- og kompetencebeskrivelser vedrørende de stillinger, som det er muligt at ønske. Det vil sige, at den pågældende medarbejder får lov til at ønske ud fra et oplyst grundlag og med en klar og tydelig kompetenceprofil i bagagen. I den proces vil jeg opfordre til, man har god dialog med nærmeste leder.

Det er indtrykket, at der lige nu kører en formel og en uformel proces omkring omplaceringer. Da medarbejderne ikke kan få hjælp til at navigere i den formelle proces hos hverken AS3 eller nærmeste ledere, giver det frustration.

Jeg er ked af, hvis det er indtrykket, for det er ikke tilfældet. Der kører en formel proces, og i denne proces er det nærmeste leder, man skal have dialog med.